Peran Komunikasi dalam Organisasi

I. Definisi

Komunikasi adalah Suatu proses penyampaian pesan atau informasi dari suatu pihak ke pihak yang lain dengan tujuan tercapai persepsi atau pengertian yang sama.

Komunikasi dalam organisasi sangat penting karena dengan adanya komunikasi maka seseorang bisa berhubungan dengan orang lain dan saling bertukar pikiran yang bisa menambah wawasan seseorang dalam bekerja atau menjalani kehidupan sehari-hari. Maka untuk membina hubungan kerja antar pegawai maupun antar atasan bawahan perlulah membicarakan komunikasi secara lebih terperinci.

Dalam menyalurkan solusi dan ide melalui komunikasi harus ada si pengirim berita (sender) maupun si penerima berita (receiver). Solusi-solusi yang diberikan pun tidak diambil seenaknya saja, tetapi ada penyaringan dan seleksi, manakah solusi yang terbaik yang akan diambil, dan yang akan dilaksanakan oleh organisasi tersebut agar mencapai tujuan, serta visi, misi suatu organisasi.

II. Bagaimana Menyalurkan Ide Melalui Komunikasi?

Menyalurkan ide melalui komunikasi bisa secara lisan maupun tulisan. Salah satu nya adalah dengan memberikan solusi yang tepat kepada orang lain yang membutuhkan solusi untuk menyelesaikan masalah nya.
Tahapan – tahapan menyalurkan ide melalui komunikasi :

1. Ide (gagasan)
2. Perumusan (dalam perumusan, disini ide si sender disampaikan dalam kata-kata.)
3. Penyaluran (Transmitting)
Penyaluran ini adalah bisa lisan, tertulis, mempergunakan symbol, atau isyarat dsb.
4. Tindakan
Dalam tindakan ini sebagai contoh misalnya perintah-perintah dalam organisasi dilaksanakan.
5. Pengertian
Dalam pengertian ini disini kata-kata si sender yang ada dalam perumusan tadi menjadi ide si receiver.
6. Penerimaan
Penerimaan ini diterima oleh si penerima berita (penangkap berita).

III. Hambatan – Hambatan Komunikasi

Berikut ini adalah hambatan – hambatan dalam Komunikasi :
1. Hambatan dari Proses Komunikasi :
• Hambatan dari pengirim pesan, misalnya pesan yang akan disampaikan belum jelas bagi dirinya atau
pengirim pesan, hal ini dipengaruhi oleh perasaan atau situasi emosional.
• Hambatan dalam penyandian/simbol
Hal ini dapat terjadi karena bahasa yang dipergunakan tidak jelas sehingga mempunyai arti lebih dari satu,
simbol yang dipergunakan antara si pengirim dan penerima tidak sama atau bahasa yang dipergunakan
terlalu sulit.
• Hambatan media, adalah hambatan yang terjadi dalam penggunaan media komunikasi, misalnya gangguan
suara radio dan aliran listrik sehingga tidak dapat mendengarkan pesan.
• Hambatan dalam bahasa sandi. Hambatan terjadi dalam menafsirkan sandi oleh si penerima
• Hambatan dari penerima pesan, misalnya kurangnya perhatian pada saat menerima /mendengarkan pesan,
sikap prasangka tanggapan yang keliru dan tidak mencari informasi lebih lanjut.
• Hambatan dalam memberikan balikan. Balikan yang diberikan tidak menggambarkan apa adanya akan
tetapi memberikan interpretatif, tidak tepat waktu atau tidak jelas dan sebagainya.

2. Hambatan Fisik
Hambatan fisik dapat mengganggu komunikasi yang efektif, cuaca gangguan alat komunikasi, dan lain
lain, misalnya: gangguan kesehatan, gangguan alat komunikasi dan sebagainya.

3. Hambatan Semantik.
Kata-kata yang dipergunakan dalam komunikasi kadang-kadang mempunyai arti mendua yang berbeda,
tidak jelas atau berbelit-belit antara pemberi pesan dan penerima.

4. Hambatan Psikologis
Hambatan psikologis dan sosial kadang-kadang mengganggu komunikasi, misalnya; perbedaan nilai-nilai
serta harapan yang berbeda antara pengirim dan penerima pesan.

IV.Klasifikasi Komunikasi dalam organisasi

Di bawah ini ada beberapa klasifikasi komunikasi dalam organisasi yang di tinjau dari beberapa segi :
1. Dari segi sifatnya :
a. Komunikasi Lisan
komunikasi yang berlangsung lisan / berbicara
contoh: presentasi
b. Komunukasi Tertulis
komunikasi melalui tulisan
Contoh: email
c. Komunikasi Verbal
komunikasi yang dibicarakan/diungkapkan
contoh: curhat
d. Komunikasi Non Verbal
komunikasi yang tidak dibicarakan(tersirat)
contoh: seseorang yang nerves (gemetar)

2. Dari segi arahnya :
a. Komunikasi Ke atas
komunikasi dari bawahan ke atasan
b. Komunikasi Ke bawah
komunikasi dari atasan ke bawahan
c. Komunikasi Horizontal
komunikasi ke sesama manusia / setingkat
d. Komunikasi Satu Arah
pemberitahuan gempa melalui BMKG(tanpa ada timbal balik)
e. Komunikasi Dua Arah
berbicara dengan adanya timbal balik/ saling berkomunikasi

3. Menurut Lawannya :
a. Komunikasi Satu Lawan Satu
berbicara dengan lawan bicara yang sama banyaknya
contoh:berbicara melalui telepon
b. Komunikasi Satu Lawan Banyak (kelompok)
‏         berbicara antara satu orang dengan suatu kelompok
Contoh: kelompok satpam menginterogasi maling
c. Kelompok Lawan Kelompok
berbicara antara suatu kelompok dengan kelompok lain
Contoh: debat partai politik

4.Menurut Keresmiannya :
a. Komunikasi Formal
komunikasi yang berlangsung resmi
cth: rapat pemegang saham
b. Komunikasi Informal
komunikasi yang tidak resmi
cth : berbicara dengan teman.

 

V. Peran Komunikasi dalam Organisasi

        Istilah “komunikasi” mempunyai banyak arti. Bagi orang awam, mungkin akan diartikan sebagai alat atau media pengirim informasi; seperti misalnya; telepon, telegram, atau televisi. Sedangkan bagi orang lain yang bekerja dalam organisasi, istilah komunikasi dapat juga diartikan sebagai saluran komunikasi dalam organisasi; seperti misalnya: komunikasi formal melalui rantai komando, komunikasi informal, kontak saran, atau prosedur penyelesaian konflik.
        Sebenarnya kalau ditelusuri, istilah “komunikasi” ini berasal dari bahasa Latin; yaitu dari kata “communis”;yang berarti “sama”(common). Ika kita akan mengkomunikasikan suatu idea atau gagasan, maka kita harus menetapkan terlebih dahulu suatu dasar titik-temu yang sama” untuk mencapai suatu pemahaman atau pengertian. Dengan dasar Flippo2)  mendefinisikan komunikasi sebagai suatu tindakan mendorong pihak lain untuk menginterpretasikan suatu idea dalam suatu cara yang diinginkan oleh pembicara atau penulis.
            
        Definisi dan Flipo ini; dan juga kebanyakan definisi yang diajukan penulis-penulis di bidang komunikasi; termasuk definisi yang sempit lingkupnya, karena hanya membatasi pada aspek manusia saja dan bersifat satu arah. Definisi yang lebih luas diajukan oleh Sikula3) yang memandang komunikasi sebagai suatu proses pengiriman informasi, arti, dan pengertian dari seseorang, tempat, atau sesuatu lain. Meskipun masih banyak alternatif definisi yang lain, definisi yang sederhana dan singkat dari Sirkula ini mengandung unsur-unsur kunci yang lain, definisi yang sederhana dan singkat dari Sirkula ini mnegandung unsur-unsur kunci yang selalu ditekankan dalam setiap definisi yang baik mengenai komunikasi.
        Ada tiga unsur utama dari definisi komunikasi yang luas dan komperhensif  yaitu : (1) Komunikasi harus dipandang sebagai suatu proses, (2) pengiriman informasi, arti, dan pengertian, dan (3) mencakup aspek manusia dan bukan manusia.
 
 
1.      Komunikasi Harus Dipandang Sebagai Suatu Proses.
Ini berarti bahwa komunikasi merupakan suatu aliran yang melalui serangkaian atau urutan beberapa tahap atau langkah, bukan suatu kejadian atau peristiwa yang tersendiri. Mengidentifisir komunikasi sebagai suatu proses, menambah dimensi perubahan dalam pengertiannya. Dalam bahasa inggris istilah “communication” sering diganti dengan “communicating” untuk menekankan pengertian komunikasi sebagai rangkaian tahap-tahap yang bersifat dinamis daripada bersifat statis.
2.      Pengiriman Informasi, Arti, dan Pengertian.
Unsur kedua dari definisi komunikasi yang memadai adalah “pengiriman informasi, arti, dan pengertian”. Pengiriman informasi ini sendiri sebenarnya bukanlah komunikasi, karena komunikasi merupakan suatu proses dua arah. bukan satu arah. Informasi tidak hanya dikirimkan begitu saja, tetapi harus diterima dan dimengerti. Seperti telah diutarakan dimuka, bila informasi dikirimkan dan diterima tetapi tidak tercapai. Pada saat arti dan pengertian dirubah menjadi informasi, maka penerimaan dan penafsiran terhadap pesan-pesan komunikasi dapat dikatakan telah terjadi. Bila informasi dikirimkan oleh suatu pihak dan tidak diterima oleh pihak lain yang menjadi sasaran komunikasi; atau diterima tetapi tidak ditafsiran secara tepat; maka  terjadilah apa yang disebut “miskomunikasi”. 
3.      Mencakup Aspek Manusia dan Bukan Manusia.
Unsur   ketiga dari suatu definisi yang lengkap harus mencakup aspek manusia dan bukan manusia. Banyak pembahasan mengenai proses komunikasi membatasi hanya pada interaksi antar manusia dimana hanya manusia saja yang berperan sebagai pihak pengirim (encoders) dan penerima (decoders)informasi dapat merupakan obyek yang hidup atau bernyawa maupun benda mati.
MODEL PROSES ORGANISASI
 
1.      Tahap ideasi.
Tahap pertama dalam suatu proses komunikasi adalah ideasi (ideation), yaitu proses pencipataan gagasan atau informasi yang dilakukan oleh komunikator.
2.      Tahap encoding.
Dalam tahap encoding ini, gagasan atau informasi disusun dalam serangkain bentuk simbol atau sandi yang dirancang untuk dikirimkan kepada komunikan dan juga pemilihan saluran dan media komunikasi yang akan digunakan. Simbol atau sandi dapat berbentuk kata-kata (lisan maupun tertulis), gambar (poster atau grafik), atau tindakan.
3.      Tahap pengiriman.
Tahap ketiga adalah pengiriman (transmitting) gagasan atau pesan-pesan yang telah disimbolkan atau disandikan (encoded) melalui saluran dan media komunikasi yang tersedia dalam organisasi. Pengiriman pesan dapat dilakukan dengan  berbicara, menulis, menggambar, dan bertindak. Saluran yang dilalui pesan-pesan disebut media komunikasi. saluran  dan media komunikasinya dapat berbentuk lisan (telepon, temu-muka langsung) atau tertulis (papan pengumuman dan poster, buku pedoman); mengalir kebawah (memo dan instruksi tertulis), keatas (kotak saran; grievance prosedure, laporan prestasi kerja), atau ke samping (panitia, pertemuan antar departemen); formal (diskripsi jabatan dan prosedur kerja, konferensi) atau informal (ngobrol makan siang di kafetaria perusahaan); dan aliran satu arah (laporan tahunan yang dipublikasikan) atau dua arah (konferensi, wawancara pemutusan hubungan kerja).
4.      Tahap Penerimaan.
Setelah pesan dikirimkan melalui media komunikasi, maka diterima oleh komunikan. Penerimaan pesan ini dapat melalui proses mendengarkanmembaca, atau mengamati tergantung pada saluran dan media yang digunakan untuk mengirimkannya. Jika informasi atau pesan berbentuk komunikasi lisan, maka seringkali kegagalan dalam mendengarkan dan berkonsentrasi mengakibatkan hilangnya pesan-pesan tersebut.
5.      Tahap Encoding.
Tahap kelima adalah encoding di mana pesan-pesan yang diterima diinterprestaikan, dibaca, diartikan, dan diuraikan secara langsung atau tidak langsung melalui suatu proses berpikir. Pikiran manusia, sistem memori mekanis, instink binatang, dan proses berpikir lainnya berfungsi sebagai mekanisme decoding. Dalam tahap decoding ini dapat terjadi ketidaksesuaian atau bahkan penolakan terhadap gagasan atau idea yang di”encoding” oleh komunikator dikarenakan adanya hambatan teknis, dan lebih-lebih adanya perbedaan persepsi antara komunikator dan persepsi komunikan dalam hal arti kata atau semantik.
6.      Tahap tindakan.
Tindakan yang dilakukan oleh komunikan sebagai respon terhadap pesan-pesan yang diterimanya merupakan tahap terakhir dalam suatu proses komunikasi. Dalam tahap ini, respon komunikan dapat berbentuk usaha melengkapi informasi, meminta informasi tambahan, atau melakukan tindakan-tindakan lain. Jika setiap pesan yang dikirimkan komunikator menghasilkan respon tindakan seperti apa yang diharapkan, maka dapat dikatakan telah terjadi komunikasi yang efektif.
VI. IMPLIKASI MANAJERIAL
 

Seringkali muncul pertanyaan tentang jenis komunikasi analisa mana yang dapat membantu memecahkan masalah-masalah komunikasi didalam organisasi. Jenis eksperimen yang dimaksudkan untuk menjawab pertanyaan ini dapat memisahkan suatu variabel tertenu yang digunakan untuk menunjukan pengaruhnya terhadap komunikasi. Namun karena kondisi praktek organisasi yang senyatanya tidak akan pernah sama dengan kondisi laboratories, maka kesimpulan yang dipeoleh dari eksperimen semacam ini tidak dapat diterapkan untuk kepentingan manajemen organisasi. Sumbangan utama dari eksperimen semacam ini adalah memeperlihatkan pengaruh potensial  dari setiap variabel atau faktor

Kenyataan yang sebenarnya ada kecenderungan alamiah dari kelompok kerja untuk memecahkan masalah komunikasi seeffisien mungkin (misalnya: dengan hanya mengeluarkan usaha sekedarnya saja). Pandangan ini mendorong penggunaan berbagai pola komunikasi organisasi yang dapat menyeseuaikan diri dan selalu berubah terus menerus. Bahkan ada beberapa bukti dari hasil penelitian yang menyatakan bahwa kemampuan menyesuaikan diri kelompok dalam jangka panjang dapat meningkatkan produktivitas organisasi yang sama besarnya tanpa memerhatikan keterbasan dari jaringan kerja komunikasinya. Namun kelemahan utama dari studi penelitian di bidang jaringan komunikasi adalah adanya assumsi bahwa hanya ada satu sistem informasi formal rantai komando saja. Pada hal seperti telah kita ketahui, jaringan kerja komunikasi informal “grapevine” juga berlangsung dalam kelompok-kelompok kecil karyawan maupun pada setiap tingkatan dalam struktur organisasi secara keseluruhan.

 

Sumber :

http://beruangkaki5.blogspot.com/2012/06/komunikasi-dalam-organisasi.html

http://teoru.blogspot.com/2013/04/komunikasi-dalam-organisasi.html

Advertisements

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s